Tilojen vuokraukseen liittyvät varaukset, peruutukset tai muutokset tulee tehdä aina kirjallisesti ja etukäteen vapaa-aikapalveluille. Varauksen peruutus tai muutos tulee tehdä seitsemän (7) vuorokautta ennen varauksen ajankohtaa. Perumatta jääneet tilavaraukset/liikuntasalivuorot laskutetaan alkuperäisen varauksen mukaisesti.
Kontiolahden kunta pidättää oikeuden hinnanmuutoksiin sekä varausten muutoksiin ja peruutuksiin ennakkoon ilmoitettuna ajankohtana. Peruuntuneista varauksista ei makseta hyvitystä, peruuntuneita varauksia ei myöskään laskuteta.
Avaimet ja kulkutunnisteet lunastetaan kunnasta. Jokaiselle vakiovuoron varanneelle varataan yksi avain ja/tai kulkutunniste. Yksittäisen varauksen avain/kulkutunniste on varaajalle maksuton. Henkilökohtaisesta kulkutunnisteesta veloitetaan 20 euroa. Maksuttomasta avaimesta tai kulkutunnisteesta peritään kuitenkin 20 euron maksu, mikäli sitä ei ole palautettu yhden kuukauden kuluessa varauksen päättymisestä kuntaan.
Tilan tai alueen vuokraaja on velvollinen noudattamaan vuokrattavien tilojen järjestyssääntöjä sekä pitämään vuokraamansa tilan tai alueen siistinä, sulkemaan ovet ja ikkunat sekä sammuttamaan valot. Mikäli tiloissa joudutaan suorittamaan ylimääräistä siivousta tai vartiointiliikkeen tarkastus, kunnalla on oikeus laskuttaa kustannukset jälkikäteen tilan vuokranneelta taholta. Tilan vuokraaja vastaa siitä, että tilaa käytetään asianmukaisesti. Esim. mikäli tilan vuokraaja jättää ulko-oven avoimeksi, tilan vuokraaja vastaa myös mahdollisten ulkopuolisten aiheuttamista vahingoista.